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Vida e Saúde - Blog

4 dicas para otimizar a gestão de documentos ocupacionais.

sexta, 06 de outubro de 2017

Qualquer empresa lida com inúmeros tipos de documentos ocupacionais que, se não organizados, podem virar uma dor de cabeça para os responsáveis. São informações importantes, principalmente sobre saúde e segurança do trabalho, que precisam estar bem gerenciados, organizados e classificados, para que nada se perca e para que a consulta seja facilitada, agilizando processos. Confira a seguir as nossas dicas para otimizar a gestão de documentos ocupacionais:

1. Organize o arquivo físico de documentos

Se a sua empresa conta com arquivo físico de documentos classifique cada tipo de papel separando-o por pastas etiquetadas com o nome do documento, data de emissão ou outras informações que podem ajudar na busca.

2. Dedique um funcionário para fazer a gestão de documentos ocupacionais

O ideal é que a sua empresa conte com um colaborador exclusivo para organizar o arquivo. Se isso não for possível, delegue a tarefa a um colaborador, para que ele se dedique alguns minutos da sua jornada diária organizando os documentos e fazendo a manutenção frequente do mesmo. Isso evita o acúmulo de trabalho.

3. Invista  no arquivo digital de documentos ocupacionais

Se você quiser manter os documentos ocupacionais ainda mais organizados, invista em um arquivo digital. Isso economiza espaço físico e é mais prático na hora de fazer as buscas, além de ser mais seguro. Mas fique atento: mantenha um backup frequente para reduzir as chances de perda de arquivos no computador ou exporte tudo para a nuvem para ter ainda mais segurança.

4. Invista em um software de gestão

A tecnologia existe para facilitar o nosso dia a dia. Um software de gestão de documentos e exames ocupacionais poderá auxiliá-lo a manter a organização e busca dessas informações de forma muito mais otimizada.

 

Quer ainda mais comodidade? A solução GSE, da SH Brasil, ajuda a otimizar a gestão de documentos ocupacionais da sua empresa. Saiba mais clicando aqui.

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